Cum să Creezi o Convenție de Denumire SKU Care Previne Erorile de Produs

O convenție de denumire SKU oferă fiecărui produs o identitate internă consistentă. Fără una, angajații pot crea coduri diferite pentru articole similare, pot reutiliza coduri vechi sau se pot baza pe descrieri greu de căutat și interpretat. Aceste erori pot duce la comenzi incorecte, numărări de stoc inexacte și confuzie între echipele de vânzări și achiziții.

O bună SKU trebuie să fie unică, consistentă și ușor de înțeles de oameni. Trebuie să identifice un produs fără a încerca să conțină fiecare detaliu despre el. Denumirile produselor, specificațiile și prețurile se pot schimba, în timp ce un cod intern trebuie să rămână stabil atâta timp cât articolul de bază este același.

Înainte de a crea coduri

• 1. Decide ce face două produse diferite.

Separă produsele atunci când o diferență afectează ceea ce primește clientul, ceea ce livrează furnizorul, cum este stocat un articol sau cum este prețuit. Exemple comune includ mărimea, culoarea, materialul, cantitatea de ambalare și versiunea modelului. Nu crea coduri separate pentru diferențe care nu afectează identificarea sau manipularea.

• 2. Alege o structură de cod simplă.

Folosește un model consistent bazat pe categorii utile, precum grupul de produse, tipul de articol și varianta. De exemplu, o afacere care vinde îmbrăcăminte de muncă ar putea folosi coduri care încep cu MUN, urmate de o categorie de îmbrăcăminte și un identificator de variantă scurt. Menține structura suficient de scurtă pentru a fi tastată corect și explic-o într-un standard scris.

Evită includerea de informații care se schimbă frecvent, precum costul furnizorului, prețul de vânzare, locația depozitului sau statusul promoțional. Dacă acele detalii se schimbă, modificarea codului poate împărți istoricul unui singur produs pe mai multe identități.

• 3. Stabilește reguli pentru litere și numere.

Alege dacă codurile vor folosi litere mari, numere sau ambele. Evită caracterele care sunt ușor de confundat, precum litera O și cifra zero, sau litera I și cifra unu. Nu folosi spații, punctuație sau separatori inconsistenti, decât dacă există o motivatie clară pentru a face asta.

Decide cum vor fi ordonate variantele. De exemplu, mărimile ar putea urma o secvență fixă, în timp ce culorile ar putea folosi abrevieri aprobate. Notează abrevierile aprobate în loc să permiți fiecărui angajat să-și inventeze propriile.

• 4. Rezervă codurile o singură dată.

Înainte de a atribui un cod nou, caută înregistrările existente și compară produsul propus cu articolele similare. Verifică descrierea, referința furnizorului, ambalajul și caracteristicile fizice. Un cod nu trebuie niciodată reutilizat pentru un produs diferit, chiar dacă articolul original nu mai este vândut.

Dacă un produs este întrerupt, marchează-l ca inactiv conform procedurii interne, dar păstrează codul său pentru tranzacțiile și documentele istorice. Reutilizarea lui poate face ca înregistrările mai vechi să pară că se referă la un articol diferit.

• 5. Testează convenția cu exemple reale.

Creează coduri de probă pentru cele mai comune familii de produse, inclusiv produse cu multiple mărimi, culori, ambalaje și furnizori. Cere angajaților din vânzări, achiziții, stocuri și contabilitate să interpreteze codurile fără asistență. Dacă două persoane ajung la concluzii diferite, simplifică modelul sau îmbunătățește regulile scrise.

• 6. Controlează cine poate crea coduri noi.

Atribuie responsabilitatea unui număr mic de persoane antrenate. Cere ca o cerere să includă descrierea produsului, referința furnizorului, unitatea de măsură, detaliile variantei și dovezile că articolul nu este deja reprezentat. Revizuiește cererea înainte ca codul să devină disponibil pentru utilizarea zilnică.

Menținerea calității

Revizuiește convenția de denumire periodic, mai ales după adăugarea unei noi categorii de produse sau schimbarea ambalajului. Măsoară codurile duplicate, comenzile incorecte și corecțiile manuale. Aceste probleme arată unde regulile sunt neclare. O convenție de încredere nu este cea mai detaliată; este cea pe care angajații o pot aplica consistent, fără a ghici.