Hogyan alakítsunk ki SKU elnevezési konvenciót, amely megelőzi a termékhibákat

A SKU elnevezési konvenció minden terméknek egységes belső azonosítót ad. Enélkül az alkalmazottak hasonló cikkekhez eltérő kódokat hozhatnak létre, régi kódokat használhatnak újra, vagy nehezen kereshető és értelmezhető leírásokra támaszkodhatnak. Ezek a hibák helytelen rendelésekhez, pontatlan készletmennyiségekhez, valamint az értékesítési és beszerzési csapatok közötti félreértésekhez vezethetnek.

Egy jó SKU egyedi, egységes és könnyen érthető kell legyen az emberek számára. A terméket anélkül kell azonosítania, hogy minden részletét tartalmazni próbálná. A terméknevek, specifikációk és árak változhatnak, míg a belső kódnak stabilnak kell maradnia, amíg a mögöttes cikk ugyanaz.

A kódok létrehozása előtt

• 1. Döntse el, mi tesz két terméket különbözővé.

A termékeket akkor kell elkülöníteni, ha a különbség befolyásolja, hogy a vevő mit kap, a szállító mit szállít, hogyan tárolják a cikket, vagy hogyan árazzák. Gyakori példák a méret, szín, anyag, csomagolási mennyiség és modellverzió. Ne hozzon létre külön kódokat olyan különbségekhez, amelyek nem befolyásolják az azonosítást vagy a kezelést.

• 2. Válasszon egyszerű kódstruktúrát.

Használjon egységes mintát hasznos kategóriák alapján, például termékcsoport, cikktípus és változat. Például egy munkaruházatot értékesítő vállalat használhat WRK-vel kezdődő kódokat, amelyeket ruházati kategória és rövid változatazonosító követ. Tartsa a struktúrát elég rövidnek a pontos begépeléshez, és magyarázza el egy írásos szabványban.

Kerülje a gyakran változó információk beágyazását, például a szállítói költséget, eladási árat, raktárhelyet vagy promóciós állapotot. Ha ezek a részletek változnak, a kód megváltoztatása egy termék előzményeit több azonosító között oszthatja szét.

• 3. Határozzon meg szabályokat a betűkre és számokra.

Döntse el, hogy a kódok nagybetűket, számokat vagy mindkettőt használnak-e. Kerülje a könnyen összetéveszthető karaktereket, például az O betűt és a nulla számot, vagy az I betűt és az egyes számot. Ne használjon szóközöket, írásjeleket vagy következetlen elválasztókat, hacsak nincs egyértelmű ok rá.

Döntse el, hogyan lesznek a változatok rendezve. Például a méretek követhetnek egy rögzített sorrendet, míg a színek jóváhagyott rövidítéseket használhatnak. Írja le a jóváhagyott rövidítéseket, ahelyett hogy hagyná, hogy minden alkalmazott sajátot találjon ki.

• 4. A kódokat csak egyszer foglalja le.

Új kód kiosztása előtt keressen a meglévő rekordokban, és hasonlítsa össze a javasolt terméket a hasonló cikkekkel. Ellenőrizze a leírást, a szállítói hivatkozást, a csomagolást és a fizikai jellemzőket. Egy kódot soha nem szabad újra felhasználni más termékhez, még akkor sem, ha az eredeti cikket már nem értékesítik.

Ha egy terméket kivezetnek, jelölje meg inaktívként a belső eljárása szerint, de őrizze meg a kódját a történelmi tranzakciók és dokumentumok számára. Újrafelhasználása azt eredményezheti, hogy a régebbi rekordok más cikkre hivatkozónak tűnnek.

• 5. Tesztelje a konvenciót valós példákkal.

Hozzon létre mintakódokat a leggyakoribb termékcsaládjaihoz, beleértve a több mérettel, színnel, kiszereléssel és szállítóval rendelkező termékeket. Kérje meg az értékesítési, beszerzési, készletgazdálkodási és számviteli munkatársakat, hogy segítség nélkül értelmezzék a kódokat. Ha két ember eltérő következtetésre jut, egyszerűsítse a mintát vagy javítsa az írásos szabályokat.

• 6. Szabályozza, ki hozhat létre új kódokat.

Ruházza át a felelősséget kis számú képzett személyre. Írja elő, hogy a kérés tartalmazza a termékleírást, a szállítói hivatkozást, a mértékegységet, a változat részleteit és annak bizonyítékát, hogy a cikk még nincs reprezentálva. A kód napi használatra való elérhetővé válása előtt vizsgálja felül a kérést.

A minőség fenntartása

Rendszeresen vizsgálja felül az elnevezési konvenciót, különösen új termékkategória hozzáadása vagy a csomagolás megváltoztatása után. Mérje a duplikált kódokat, a helytelen rendeléseket és a manuális korrekciókat. Ezek a problémák megmutatják, hol nem egyértelműek a szabályok. A megbízható konvenció nem a legrészletesebb; hanem az, amelyet az alkalmazottak következetesen, találgatás nélkül tudnak alkalmazni.