Jak vytvořit SKU konvenci pro pojmenování, která zabraňuje chyby produktů

SKU konvence pro pojmenování každému produktu poskytuje konzistentní interní identitu. Bez ní mohou zaměstnanci vytvářet různé kódy pro podobné položky, znovupoužívat staré kódy nebo se spoléhat na popisy, které jsou těžké vyhledávat a interpretovat. Tyto chyby mohou vést k nesprávným objednávkám, nepřesným skladovým výpočtům a zmatení mezi týmy prodeje a nákupu.

Dobrá SKU by měla být jedinečná, konzistentní a snadno srozumitelná. Měla by identifikovat produkt bez snahu obsahovat každý detail o něm. Názvy produktů, specifikace a ceny se mohou měnit, zatímco interní kód by měl zůstávat stabilní, pokud základní položka zůstává stejná.

Před vytvořením kódů

• 1. Rozhodněte, co dělá dva produkty odlišnými.

Oddělte produkty, když rozdíl ovlivňuje to, co zákazník obdrží, co dodavatel pošle, jak je položka skladována nebo jak je ceněna. Běžné příklady zahrnují velikost, barvu, materiál, množství balení a verzi modelu. Nevytvářejte samostatné kódy pro rozdíly, které neovlivňují identifikaci nebo manipulaci.

• 2. Zvolte jednoduchou strukturu kódu.

Použijte konzistentní vzorec založený na užitečných kategoriích, jako jsou skupina produktů, typ položky a varianta. Například firma prodávající pracovní oblečení může použít kódy začínající na WRK, n seguidované kategorií oblečení a krátkým identifikátorem varianty. Udržujte strukturu dostatečně krátkou, aby bylo možné ji přesně psát, a vysvětlete ji v psaném standardu.

Vyhněte se začleňování informací, které se často mění, jako jsou náklady dodavatele, prodejní cena, umístění skladu nebo promoční status. Pokud tyto detaily změní, změna kódu může rozdělit historii jednoho produktu napříč více identity.

• 3. Stanovte pravidla pro písmena a číslice.

Zvolte, zda kódy budou používat velká písmena, číslice nebo oba. Vyhněte se znakům, které jsou snadno zmatené, jako je písmeno O a číslo nula, nebo písmeno I a číslo jedna. Nepoužívejte mezery, interpunkci nebo nekonzistentní oddělovače, pokud není zjevný důvod.

Rozhodněte, jak budou varianty uspořádány. Například velikosti by mohly následovat pevnou sekvenci, zatímco barvy by mohly použít schválené zkratky. Zapište schválené zkratky místo toho, aby si každý zaměstnanec vymýšlel vlastní.

• 4. Rezervujte kódy pouze jednou.

Před přiřazením nového kódu prohledejte stávající záznamy a srovnejte navrhovaný produkt s podobnými položkami. Zkontrolujte popis, odkaz dodavatele, balení a fyzické charakteristiky. Kód by nikdy neměl být znovupoužit pro jiný produkt, i když původní položka již není prodávána.

Pokud je produkt ukončen, označte ho jako neaktivní podle vašich interních procedur, ale zachovejte jeho kód pro historické transakce a dokumenty. Jeho znovupoužití může starší záznamy zdát se odkazovat na jinou položku.

• 5. Otestujte konvenci s reálnými příklady.

Vytvořte ukázkové kódy pro vaše nejpoužívanější rodiny produktů, včetně produktů s více velikostmi, barvami, baleními a dodavateli. Zeptejte se zaměstnanců z prodeje, nákupu, skladu a účetnictví, aby interpretovat kódy bez pomoci. Pokud dvě osoby dorazí k odlišným závěrům, zjednodušte vzorec nebo zlepšete psaná pravidla.

• 6. Řízení, kdo může vytvářet nové kódy.

Přiřaďte odpovědnost malému počtu školených lidí. Vyžadujte, aby požadavek obsahoval popis produktu, odkaz dodavatele, jednotku měření, detaily varianty a důkaz, že položka není již zastoupena. Před schválením kódu proveďte revizi požadavku, než se stane k dispozici pro každodenní použití.

Údržba kvality

Pravidelně revidujte konvenci pro pojmenování, zejména po přidání nové kategorie produktů nebo změně balení. Měřte duplicitní kódy, nesprávné objednávky a ruční opravy. Tyto problémy ukazují, kde pravidla nejsou jasná. Spolehlivá konvence není nejdetailejší; je to ta, kterou zaměstnanci mohou aplikovat konzistentně bez odhadování.