Sådan oprettes en SKU navngivningskonvention, der forhindrer produktfejl

En SKU navngivningskonvention giver hvert produkt en ensartet intern identitet. Uden en sådan kan medarbejdere oprette forskellige koder for lignende varer, genbruge gamle koder eller stole på beskrivelser, der er svære at søge og tolke. Disse fejl kan føre til forkerte ordrer, unøjagtige lageroptællinger og forvirring mellem salgs- og indkøbsteams.

En god SKU skal være unik, ensartet og nem for mennesker at forstå. Den skal identificere et produkt uden at forsøge at indeholde hver eneste detalje om det. Produktnavne, specifikationer og priser kan ændre sig, mens en intern kode skal forblive stabil, så længe den underliggende vare er den samme.

Før oprettelse af koder

• 1. Bestem, hvad der gør to produkter forskellige.

Adskil produkter, når en forskel påvirker, hvad kunden modtager, hvad leverandøren leverer, hvordan en vare lagres, eller hvordan den prissættes. Almindelige eksempler omfatter størrelse, farve, materiale, emballagemængde og modelversion. Opret ikke separate koder for forskelle, der ikke påvirker identifikation eller håndtering.

• 2. Vælg en simpel kodestruktur.

Brug et ensartet mønster baseret på nyttige kategorier, som f.eks. produktgruppe, varetype og variant. Et firma, der sælger arbejdstøj, kunne f.eks. bruge koder, der starter med ARB, efterfulgt af en tøjkategori og en kort variantidentifikator. Hold strukturen kort nok til at kunne tastes præcist, og dokumentér den i en skriftlig standard.

Undgå at indlejre oplysninger, der ændres ofte, som f.eks. leverandørkostpris, salgspris, lagerlokation eller kampagnestatus. Hvis disse detaljer ændres, kan ændring af koden opdele én produkts historik over flere identiteter.

• 3. Sæt regler for bogstaver og tal.

Vælg, om koder skal bruge store bogstaver, tal eller begge dele. Undgå tegn, der let forveksles, som bogstavet O og tallet nul, eller bogstavet I og tallet en. Brug ikke mellemrum, skiltegn eller inkonsekvente separatorer, medmindre der er en tydelig grund til det.

Bestem, hvordan varianter skal sorteres. Størrelser kunne f.eks. følge en fast sekvens, mens farver kunne bruge godkendte forkortelser. Skriv de godkendte forkortelser ned i stedet for at tillade, at hver medarbejder opfinder deres egne.

• 4. Reserver koder kun én gang.

Før tildeling af en ny kode, skal eksisterende poster gennemsøges og det foreslåede produkt sammenlignes med lignende varer. Kontroller beskrivelsen, leverandørreferencen, emballagen og de fysiske egenskaber. En kode må aldrig genbruges til et andet produkt, selvom den oprindelige vare ikke længere sælges.

Hvis et produkt udfases, skal det markeres som inaktiv i henhold til din interne procedure, men koden skal bevares til historiske transaktioner og dokumenter. Genbrug kan få ældre poster til at se ud til at referere til en anden vare.

• 5. Test konventionen med reelle eksempler.

Opret prøvekoder til dine mest almindelige produktfamilier, herunder produkter med flere størrelser, farver, pakker og leverandør. Bed medarbejdere fra salg, indkøb, lager og regnskab om at tolke koderne uden hjælp. Hvis to personer når forskellige konklusioner, skal mønkret forenkles eller de skriftlige regler forbedres.

• 6. Kontroller, hvem der må oprette nye koder.

Tildel ansvaret til et lille antal udviklede personer. Kræv, at en anmodning indeholder produktbeskrivelse, leverandørreference, måleenhed, variantdetaljer og bevis for, at varen ikke allerede er repræsenteret. Gennemgå anmodningen, før koden gøres tilgængelig til dagligt brug.

Vedligeholdelse af kvalitet

Gennemgå navngivningskonventionen periodisk, især efter tilføjelse af en ny produktkategori eller ændring af emballage. Mål dubletter af koder, forkerte ordrer og manuelle rettelser. Disse problemer viser, hvor reglerne er uklare. En pålidelig konvention er ikke den mest detaljerede; det er den, som medarbejdere kan anvende ensartet uden at gætte.