Jak stworzyć konwencję nazewnictwa SKU, która zapobiega błądom produktowym

Konwencja nazewnictwa SKU nadaje każdemu produktowi spójną tożsamość wewnętrzną. Bez niej pracownicy mogą tworzyć różne kody dla podobnych produktów, ponownie używać starych kodów lub polegać na opisach trudnych do wyszukania i interpretacji. Te błędy mogą prowadzić do nieprawidłowych zamówień, nieprecyzyjnych stanów magazynowych oraz nieporozumień między zespołami sprzedaży i zakupami.

Dobra SKU powinna być unikalna, spójna i łatwa do zrozumienia dla ludzi. Powinna identyfikować produkt, nie próbując zawierać każdego szczegółu o nim. Nazwy produktów, specyfikacje i ceny mogą się zmieniać, podczas gdy kod wewnętrzny powinien pozostać stabilny, dopóki bazowy artykuł pozostaje ten sam.

Przed tworzeniem kodów

• 1. Zdecyduj, co sprawia, że dwa produkty są różne.

Rozdziel produkty, gdy różnica wpływa na to, co otrzymuje klient, co dostarcza dostawca, jak artykuł jest magazynowany lub jak jest wyceniany. Typowe przykłady to rozmiar, kolor, materiał, ilość w opakowaniu i wersja modelu. Nie twórz osobnych kodów dla różnic, które nie wpływają na identyfikację ani obsługę.

• 2. Wybierz prostą strukturę kodu.

Użyj spójnego wzorca opartego na przydatnych kategoriach, takich jak grupa produktów, typ artykułu i wariant. Na przykład firma sprzedająca odzież roboczą może używać kodów zaczynających się od WRK, po których następuje kategoria ubrania i krótki identyfikator wariantu. Zachowaj strukturę wystarczająco krótką, by wpisać ją bezbłędnie, i udokumentuj ją w napisanym standardzie.

Unikaj osadzania informacji, które często się zmieniają, takich jak koszt dostawcy, cena sprzedaży, lokalizacja magazynu czy status promocyjny. Jeśli te szczegóły ulegną zmianie, zmiana kodu może rozdzielić historię jednego produktu na wiele tożsamości.

• 3. Ustal zasady dla liter i cyfr.

Zdecyduj, czy kody będą używać wielkich liter, cyfr, czy obu. Unikaj znaków łatwych do pomyłki, takich jak litera O i cyfra zero, lub litera I i cyfra jeden. Nie używaj spacji, znaków interpunkcyjnych ani niespójnych separatorów, chyba że istnieje jasny powód, by to robić.

Zdecyduj, jak warianty będą uporządkowane. Na przykład rozmiary mogą podlegać stałej sekwencji, a kolory mogą używać zatwierdzonych skrótów. Zapisz zatwierdzone skróty, zamiast pozwalać każdemu pracownikowi na ich własnoręczne tworzenie.

• 4. Rezerwuj kody tylko raz.

Przed przypisaniem nowego kodu przeszukaj istniejące rekordy i porównaj proponowany produkt z podobnymi pozycjami. Sprawdź opis, referencję dostawcy, opakowanie i cechy fizyczne. Kod nigdy nie powinien zostać ponownie użyty dla innego produktu, nawet jeśli oryginalny artykuł nie jest już sprzedawany.

Jeśli produkt zostanie wycofany, oznacz go jako nieaktywny zgodnie z wewnętrzną procedurą, ale zachowaj jego kod dla transakcji historycznych i dokumentów. Ponowne użycie może sprawić, że starsze rekordy będą wydawać się dotyczyć innego artykułu.

• 5. Przetestuj konwencję na realnych przykładach.

Utwórz przykładowe kody dla najczęstszych rodzin produktów, w tym produkty z wieloma rozmiarami, kolorami, opakowaniami i dostawcami. Poproś pracowników z działów sprzedaży, zakupów, magazynu i księgowści o interpretację kodów bez pomocy. Jeśli dwie osoby dojdą do różnych wniosków, uprość wzorzec lub ulepsz zapisane zasady.

• 6. Kontroluj, kto może tworzyć nowe kody.

Przypisz odpowiedzialność do małej grupy przeszkolonych osób. Wymagaj, aby żądanie zawierało opis produktu, referencję dostawcy, jednostkę miary, szczegóły wariantu oraz dowód, że artykuł nie jest już reprezentowany. Przejrzyj żądanie zanim kod stanie się dostępny do codziennego użytku.

Utrzymywanie jakości

Przeglądaj konwencję nazewnictwa okresowo, zwłaszcza po dodaniu nowej kategorii produktów lub zmianie opakowania. Mierz zduplikowane kody, nieprawidłowe zamówienia i ręczne korekty. Te problemy pokazują, gdzie zasady są niejasne. Niezawodna konwencja nie jest tą najbardziej szczegółową; jest tą, którą pracownicy mogą spójnie stosować bez zgadywania.