Come creare una SKU convenzione di nomenclatura che previene errori sui prodotti

Una SKU convenzione di nomenclatura assegna a ogni prodotto un'identità interna coerente. Senza di essa, i dipendenti potrebbero creare codici diversi per articoli simili, riutilizzare vecchi codici o basarsi su descrizioni difficili da cercare e interpretare. Questi errori possono portare a ordini errati, conteggi di magazzino imprecisi e confusione tra i team vendite e acquisti.

Una buona SKU deve essere univoca, coerente e facile da comprendere per le persone. Deve identificare un prodotto senza cercare di contenere ogni dettaglio su di esso. Nomi dei prodotti, specifiche e prezzi possono cambiare, mentre un codice interno dovrebbe rimanere stabile finché l'articolo sottostante è lo stesso.

Prima di creare i codici

• 1. Decidere cosa rende due prodotti diversi.

Separare i prodotti quando una differenza influisce su ciò che il cliente riceve, su ciò che il fornitore spedisce, su come un articolo viene stoccato o su come viene prezzato. Esempi comuni includono taglia, colore, materiale, quantità di imballaggio e versione del modello. Non creare codici separati per differenze che non influiscono sull'identificazione o sulla gestione.

• 2. Scegliere una struttura di codice semplice.

Utilizzare un pattern coerente basato su categorie utili, come gruppo prodotti, tipo articolo e variante. Ad esempio, un'azienda che vende abbigliamento da lavoro potrebbe usare codici che iniziano con ABL, seguiti da una categoria capo e un identificativo breve della variante. Mantenere la struttura abbastanza breve da essere digitata con precisione e spiegarla in uno standard scritto.

Evitare di incorporare informazioni che cambiano frequentemente, come costo fornitore, prezzo di vendita, ubicazione magazzino o stato promozionale. Se questi dettagli cambiano, modificare il codice può frammentare la storia di un prodotto su più identità.

• 3. Stabilire regole per lettere e numeri.

Scegliere se i codici useranno lettere maiuscole, numeri o entrambi. Evitare caratteri facilmente confondibili, come la lettera O e il numero zero, o la lettera I e il numero uno. Non usare spazi, punteggiatura o separatori incoerenti a meno che non ci sia un motivo chiaro per farlo.

Decidere come ordinare le varianti. Ad esempio, le taglie potrebbero seguire una sequenza fissa, mentre i colori potrebbero usare abbreviazioni approvate. Scrivere le abbreviazioni approvate invece di permettere a ogni dipendente di inventarne le proprie.

• 4. Riservare i codici una sola volta.

Prima di assegnare un nuovo codice, cercare nei record esistenti e confrontare il prodotto proposto con articoli simili. Controllare la descrizione, il riferimento fornitore, l'imballaggio e le caratteristiche fisiche. Un codice non dovrebbe mai essere riutilizzato per un prodotto diverso, anche se l'articolo originale non è più venduto.

Se un prodotto viene dismesso, marcarlo come inattivo secondo la procedura interna, ma preservarne il codice per transazioni storiche e documenti. Riutilizzarlo può far sembrare che i record più vecchi si riferiscano a un articolo diverso.

• 5. Testare la convenzione con esempi reali.

Creare codici di esempio per le famiglie di prodotti più comuni, inclusi prodotti con più taglie, colori, confezioni e fornitori. Chiedere a dipendenti di vendite, acquisti, magazzino e contabilità di interpretare i codici senza assistenza. Se due persone giungono a conclusioni diverse, semplificare il pattern o migliorare le regole scritte.

• 6. Controllare chi può creare nuovi codici.

Assegnare la responsabilità a un numero ristretto di persone formate. Richiedere che la richiesta includa la descrizione del prodotto, il riferimento fornitore, l'unità di misura, i dettagli della variante e la prova che l'articolo non è già rappresentato. Esaminare la richiesta prima che il codice diventi disponibile per l'uso quotidiano.

Mantenimento della qualità

Rivedere la convenzione di nomenclatura periodicamente, specialmente dopo l'aggiunta di una nuova categoria prodotti o la modifica dell'imballaggio. Misurare codici duplicati, ordini errati e correzioni manuali. Questi problemi mostrano dove le regole non sono chiare. Una convenzione affidabile non è la più dettagliata; è quella che i dipendenti possono applicare coerentemente senza dover indovinare.