Πώς να δημιουργήσετε μια σύμβαση ονοματοδοσίας SKU που αποτρέπει τα σφάλματα προϊόντων

Μια σύμβαση ονοματοδοσίας SKU δίνει σε κάθε προϊόν μια συνεπή εσωτερική ταυτότητα. Χωρίς αυτήν, οι εργαζόμενοι ενδέχεται να δημιουργήσουν διαφορετικούς κωδικούς για παρόμοια αντικείμενα, να επαναχρησιμοποιήσουν παλιούς κωδικούς ή να βασιστούν σε περιγραφές που είναι δύσκολο να αναζητηθούν και να ερμηνευθούν. Αυτά τα σφάλματα μπορούν να οδηγήσουν σε λανθασμένες παραγγελίες, ανακριβείς μετρήσεις αποθεμάτων και σύγχυση μεταξύ των ομάδων πωλήσεων και αγορών.

Μια καλή SKU πρέπει να είναι μοναδική, συνεπής και εύκολη για τους ανθρώπους να την κατανοήσουν. Πρέπει να αναγνωρίζει ένα προϊόν χωρίς να προσπαθεί να περιέχει κάθε λεπτομέρεια σχετικά με αυτό. Τα ονόματα των προϊόντων, οι προδιαγραφές και οι τιμές μπορούν να αλλάξουν, ενώ ένας εσωτερικός κωδικός πρέπει να παραμένει σταθερός όταν το υποκείμενο αντικείμενο παραμένει το ίδιο.

Πριν δημιουργήσετε κωδικούς

• 1. Αποφασίστε τι κάνει δύο προϊόντα διαφορετικά.

Διαχωρίστε τα προϊόντα όταν μια διαφορά επηρεάζει αυτό που λαμβάνει ένας πελάτης, αυτό που αποστέλλει ένας προμηθευτής, τον τρόπο αποθήκευσης ενός αντικειμένου ή τον τρόπο τιμολόγησής του. Συνηθισμένα παραδείγματα περιλαμβάνουν μέγεθος, χρώμα, υλικό, ποσότητα συσκευασίας και έκδοση μοντέλου. Μην δημιουργείτε ξεχωριστούς κωδικούς για διαφορές που δεν επηρεάζουν την αναγνώριση ή τη διαχείριση.

• 2. Επιλέξτε μια απλή δομή κωδικών.

Χρησιμοποιήστε ένα συνεπές μοτίβο βασισμένο σε χρήσιμες κατηγορίες, όπως ομάδα προϊόντος, τύπος αντικειμένου και παραλλαγή. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση που πουλάει εργαλεία εργασίας μπορεί να χρησιμοποιήσει κωδικούς που ξεκινούν με WRK, ακολουθούμενους από μια κατηγορία ενδύματος και έναν σύντομο αναγνωριστικό παραλλαγής. Κρατήστε τη δομή αρκετά σύντομη ώστε να πληκτρολογείται με ακρίβεια και εξηγήστε την σε ένα γραπτό πρότυπο.

Αποφύγετε την ενσωμάτωση πληροφοριών που αλλάζουν συχνά, όπως το κόστος προμηθευτή, η τιμή πώλησης, η τοποθεσία αποθήκης ή η προωθητική κατάσταση. Εάν αυτές οι λεπτομέρειες αλλάξουν, η αλλαγή του κωδικού μπορεί να χωρίσει το ιστορικό ενός προϊόντος σε πολλαπλές ταυτότητες.

• 3. Θέστε κανόνες για γράμματα και αριθμούς.

Αποφασίστε αν οι κωδικοί θα χρησιμοποιούν κεφαλαία γράμματα, αριθμούς ή και τα δύο. Αποφύγετε χαρακτήρες που είναι εύκολα μπερδεμένοι, όπως το γράμμα O και ο αριθμός μηδέν, ή το γράμμα I και ο αριθμός ένα. Μην χρησιμοποιείτε κενά, σημεία στίξης ή ασυνεπείς διαχωριστές εκτός αν υπάρχει σαφής λόγος για αυτό.

Αποφασίστε πώς θα ταξινομούνται οι παραλλαγές. Για παράδειγμα, τα μεγέθη θα μπορούσαν να ακολουθούν μια σταθερή σειρά, ενώ τα χρώματα θα μπορούσαν να χρησιμοποιούν εγκεκριμένες συντομογραφίες. Καταγράψτε τις εγκεκριμένες συντομογραφίες αντί να επιτρέψετε σε κάθε εργαζόμενο να εφεύρει τις δικές του.

• 4. Κρατήστε τους κωδικούς δεσμευμένους μόνο μία φορά.

Πριν αναθέσετε έναν νέο κωδικό, αναζητήστε τα υπάρχοντα αρχεία και συγκρίνετε το προτεινόμενο προϊόν με παρόμοια αντικείμενα. Ελέγξτε την περιγραφή, την αναφορά προμηθευτή, τη συσκευασία και τα φυσικά χαρακτηριστικά. Ένας κωδικός δεν πρέπει ποτέ να επαναχρησιμοποιηθεί για διαφορετικό προϊόν, ακόμα και αν το αρχικό αντικείμενο δεν πωλείται πλέον.

Εάν ένα προϊόν διακοπεί, σημειώστε το ως ανενεργό σύμφωνα με τη εσωτερική σας διαδικασία, αλλά διατηρήστε τον κωδικό του για ιστορικές συναλλαγές και έγγραφα. Η επαναχρησιμοποίησή του μπορεί να κάνει τα παλαιότερα αρχεία να φαίνονται ότι αναφέρονται σε διαφορετικό αντικείμενο.

• 5. Δοκιμάστε τη σύμβαση με πραγματικά παραδείγματα.

Δημιουργήστε δείγμα κωδικών για τις πιο συνηθισμένες οικογένειες προϊόντων σας, συμπεριλαμβανομένων προϊόντων με πολλαπλά μεγέθη, χρώματα, πακέτα και προμηθευτές. Ζητήστε από εργαζόμενους από τις πωλήσεις, τις αγορές, την αποθήκη και τη λογιστική να ερμηνεύσουν τους κωδικούς χωρίς βοήθεια. Εάν δύο άτομα φτάσουν σε διαφορετικά συμπεράσματα, απλοποιήστε το μοτίβο ή βελτιώστε τους γραπτούς κανόνες.

• 6. Ελέγξτε ποιος μπορεί να δημιουργήσει νέους κωδικούς.

Αναθέστε την ευθύνη σε μικρό αριθμό εκπαιδευμένων ατόμων. Απαιτήστε η αίτηση να περιλαμβάνει την περιγραφή του προϊόντος, την αναφορά προμηθευτή, τη μονάδα μέτρησης, τις λεπτομέρειες παραλλαγής και την απόδειξη ότι το αντικείμενο δεν εκπροσωπείται ήδη. Ελέγξτε την αίτηση πριν ο κωδικός γίνει διαθέσιμος για καθημερινή χρήση.

Διατήρηση ποιότητας

Ελέγξτε τη σύμβαση ονοματοδοσίας περιοδικά, ειδικά μετά την προσθήκη μιας νέας κατηγορίας προϊόντων ή την αλλαγή της συσκευασίας. Μετρήστε τους διπλότυπους κωδικούς, τις λανθασμένες παραγγελίες και τις χειροκίνητες διορθώσεις. Αυτά τα προβλήματα δείχνουν πού οι κανόνες είναι ασαφείς. Μια αξιόπιστη σύμβαση δεν είναι η πιο λεπτομερής· είναι αυτή που οι εργαζόμενοι μπορούν να εφαρμόσουν συνεπώς χωρίς να μαντεύουν.