Як створити конвенцію іменування SKU, яка запобігає помилкам із товарами

Конвенція іменування SKU надає кожному товару послідовну внутрішню ідентичність. Без неї співробітники можуть створювати різні коди для схожих позицій, повторно використовувати старі коди або покладатися на описи, які важко шукати та інтерпретувати. Ці помилки призводять до некоректних замовлень, неточних підрахунків запасів та плутанини між відделами продажів та закупівель.

Хороша SKU має бути унікальною, послідовною та зрозумілою для людей. Вона має ідентифікувати товар, не намагаючись містити кожну деталь про нього. Назви товарів, специфікації та ціни можуть змінюватися, тоді як внутрішній код має залишатися стабільним, поки базовий предмет залишається тим самим.

Перед створенням кодів

• 1. Визначте, що робить два товари різними.

Розділяйте товари, коли різниця впливає на те, що отримує клієнт, що відправляє постачальник, як позиція зберігається або як вона цінується. Поширеними прикладами є розмір, колір, матеріал, кількість у упаковці та версія моделі. Не створюйте окремі коди для різниць, що не впливають на ідентифікацію або обробку.

• 2. Оберіть просту структуру коду.

Використовуйте послідовний шаблон на основі корисних категорій, таких як група товарів, тип позиції та варіант. Наприклад, бізнес, що продає робочий одяг, може використовувати коди, що починаються з WRK, за якими слідує категорія одягу та короткий ідентифікатор варіанту. Тримайте структуру досить короткою для точного введення та опишіть її в писовому стандарті.

Уникайте вбудовування інформації, що часто змінюється, такої як вартість постачальника, ціна продажу, розташування складу або промоційний статус. Якщо ці деталі змінюються, зміна коду може розділити історію одного товару на кілька ідентичностей.

• 3. Встановіть правила для літер та цифр.

Визначте, чи будуть коди використовувати великі літери, цифри або обидва. Уникайте символів, які легко плутати, таких як літера O та цифра нуль, або літера I та цифра одиниця. Не використовуйте пробіли, розділові знаки або не послідовні роздільники, якщо немає чіткої причини для цього.

Визначте, як будуть впорядковані варіанти. Наприклад, розміри можуть слідувати фіксованій послідовності, а кольори — використовувати затверджені скорочення. Зафіксуйте затверджені скорочення, замість того щоб дозволяти кожному співробітнику вигадувати власні.

• 4. Резервуйте коди лише один раз.

Перед призначенням нового коду пошукайте існуючі записи та порівняйте пропонований товар із схожими позиціями. Перевірте опис, посилання постачальника, упаковку та фізичні характеристики. Код ніколи не слід повторно використовувати для іншого товару, навіть якщо оригінальний предмет більше не продається.

Якщо товар вилучено з асортименту, позначте його як неактивний відповідно до вашої внутрішньої процедури, але збережіть його код для історичних транзакцій та документів. Повторне використання може зробити старі записи такими, ніби вони стосуються іншого товару.

• 5. Протестуйте конвенцію на реальних прикладах.

Створіть зразкові коди для найпоширеніших груп товарів, включаючи товари з кількома розмірами, кольорами, упаковками та постачальниками. Попросіть співробітників відділів продажів, закупівель, запасів та бухгалтерського обліку інтерпретувати коди без допомоги. Якщо дві люди роблять різні висновки, спростіть шаблон або покращіть письмові правила.

• 6. Контролюйте, хто може створювати нові коди.

Покладіть відповідальність на невелику кількість підготовлених людей. Вимагайте, щоб запит містив опис товару, посилання постачальника, одиницю виміру, деталі варіанту та доказ того, що позиція ще не представлена. Перевіряйте запит перед тим, як код стане доступним для щоденного використання.

Підтримка якості

Переглядайте конвенцію іменування періодично, особливо після додавання нової категорії товарів або зміни упаковки. Вимірюйте дубльовані коди, некоректні замовлення та ручні виправлення. Ці проблеми показують, де правила нечіткі. Надійна конвенція — не найдетальніша, а та, яку співробітники можуть послідовно застосовувати без здогадок.