Как создать соглашение об именовании SKU, предотвращающее ошибки в продуктах

Соглашение об именовании SKU придаёт каждому продукту единый внутренний идентификатор. Без него сотрудники могут создавать разные коды для похожих товаров, повторно использовать старые коды или полагаться на описания, которые трудно найти и интерпретировать. Эти ошибки приводят к неверным заказам, неточным остаткам на складе и путанице между отделами продаж и закупок.

Хорошее SKU должно быть уникальным, последовательным и понятным для людей. Оно должно идентифицировать продукт, не пытаясь содержать каждую деталь о нём. Названия продуктов, спецификации и цены могут меняться, в то время как внутренний код должен оставаться стабильным, пока базовый товар остаётся прежним.

Перед созданием кодов

• 1. Определите, что делает два продукта разными.

Разделяйте продукты, когда разница влияет на то, что получает клиент, что поставляет поставщик, как товар хранится на складе или как он ценится. Типичные примеры: размер, цвет, материал, упаковочное количество и версия модели. Не создавайте отдельные коды для различий, не влияющих на идентификацию или обработку.

• 2. Выберите простую структуру кода.

Используйте единый шаблон на основе полезных категорий, таких как товарная группа, тип номенклатуры и вариант. Например, компания, продающая спецовку, может использовать коды, начинающиеся с WRK, за которыми следуют категория изделия и краткий идентификатор варианта. Держите структуру достаточно короткой для точного ввода и опишите её в письменном стандарте.

Избегайте включения информации, которая часто меняется, такой как закупочная цена поставщика, цена продажи, местоположение склада или промо-статус. Если эти детали изменяются, смена кода может разделить историю одного продукта на несколько идентификаторов.

• 3. Установите правила для букв и цифр.

Решите, будут ли коды использовать заглавные буквы, цифры или оба. Избегайте символов, которые легко перепутать, например, букву O и цифру ноль, или букву I и цифру один. Не используйте пробелы, знаки препинания или нестандартные разделители, если нет чёткой причины для этого.

Определите порядок вариантов. Например, размеры могут следовать фиксированной последовательности, а цвета — использовать утверждённые аббревиатуры. Зафиксируйте утверждённые аббревиатуры в документе, а не позволяйте каждому сотруднику придумывать свои.

• 4. Резервируйте коды только один раз.

Перед назначением нового кода найдите существующие записи и сравните предлагаемый продукт с похожими позициями. Проверьте описание, артикул поставщика, упаковку и физические характеристики. Код никогда не должен использоваться повторно для другого продукта, даже если исходный товар больше не продаётся.

Если продукт снят с производства, отметьте его как неактивный в соответствии с внутренней процедурой, но сохраните его код для исторических транзакций и документов. Повторное использование может заставить старые записи ссылаться на другой товар.

• 5. Протестируйте соглашение на реальных примерах.

Создайте образцы кодов для самых распространённых товарных семейств, включая продукты с множеством размеров, цветов, упаковок и поставщиков. Попросите сотрудников отдела продаж, закупок, склада и бухгалтерии интерпретировать коды без помощи. Если двое людей приходят к разным выводам, упростите шаблон или улучшите письменные правила.

• 6. Контролируйте, кто может создавать новые коды.

Назначьте ответственность небольшому числу обученных лиц. Требование запроса должно включать описание продукта, артикул поставщика, единицу измерения, детали варианта и доказательство, что товар ещё не представлен. Рассмотрите запрос до того, как код станет доступен для ежедневного использования.

Поддержание качества

Периодически пересматривайте соглашение об именовании, особенно после добавления новой товарной категории или изменения упаковки. Измеряйте дублирующиеся коды, неверные заказы и ручные корректировки. Эти проблемы показывают, где правила неясны. Надёжное соглашение — не самое детальное, а то, которое сотрудники могут применять последовательно, не гадая.